En el marco de las relaciones laborales, suelen surgir diversas contingencias a lo largo del desarrollo del vínculo entre
empleador y trabajador, entre ellas el incumplimiento de obligaciones de los trabajadores.
Es importante que ante cada falta del trabajador se actúe oportunamente, en este caso informando inmediatamente
a Stella para brindar la asesoría correspondiente e instaurar el procedimiento disciplinario, siendo que la mayoría de veces es imposible por ejemplo efectuar un despido cuando no se ha seguido anteriormente procedimientos disciplinarios que permitan justificar la medida del despido.
1. ¿Qué tipo de procedimiento debe iniciar la institución ante los incumplimientos de obligaciones de los trabajadores?
Debe iniciar el procedimiento disciplinario que es aquel reconocido legalmente como facultad de la institución en su
calidad de empleador. Este procedimiento implica el desarrollo de diversas fases, para cuya ejecución se contará con la asesoría de Stella, pues si no se sigue un procedimiento de este tipo, las llamadas de atención realizadas no tendrán valor legal de medida disciplinaria y de ser el caso no se podrá efectuar un despido. Por más que a lo largo del año se hayan emitido memorandos de llamadas de atención si estos no se han generado a través
de un procedimiento disciplinario que comprenda las fases que explicaremos en estos Lineamientos no tendrán
valor legal es decir se considerarán como inexistentes para un eventual despido.
2. ¿Qué principios se debe observar en el procedimiento disciplinario?
El régimen disciplinario aplicable a los trabajadores de la institución se rige por los principios de legalidad, debido
procedimiento e inmediatez.
a) Principio de legalidad. – Las medidas disciplinarias que adopte la institución observarán el más estricto respeto a la
Constitución, a la ley y al derecho y serán aplicadas conforme a las facultades asignadas en el presente Reglamento.
b) Principio del debido procedimiento. – La institución garantiza todos los derechos del trabajador inherentes al
debido procedimiento, incluyendo el respeto al derecho de defensa, el cual comprende, entre otros, la presentación de
argumentos de descargo por escrito y a ofrecer los medios probatorios que estimen pertinentes.
c) Principio de inmediatez. – El principio de inmediatez debe aplicarse en las siguientes etapas:
- Desde el momento en que se toma conocimiento de la presunta falta laboral, hasta la comunicación a la Dirección o Administrador (Según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo) para la imputación de cargos, de ser el caso.
- Desde la recepción de los descargos del trabajador o vencido el plazo para la presentación de estos, hasta la comunicación de la decisión final.
3. ¿Cuáles son las fases del procedimiento disciplinario?
a) Etapa previa – Imputación de presuntas faltas laborales: Cuando se ha detectado que el trabajador ha incurrido en una presunta falta laboral, es obligatorio como paso previo a la imposición de una medida disciplinaria, que se impute la presunta falta al trabajador por escrito, otorgando el plazo que figura en su Reglamento Interno de Trabajo para que por escrito presente sus descargos, lo que se conoce como derecho de defensa del trabajador, que incluye que conozca a través de la imputación de cargos y con claridad las faltas que se le atribuyen, las normas que ha incumplido; a esta imputación de cargos se debe adjuntar la documentación que ha servido de sustento para indicar la existencia de una presunta falta laboral. Si el trabajador se niega a recibir este documento, se puede enviar por otros medios oficiales, como Sieweb o correo electrónico institucional si permite probar su recepción y lectura.
b) Etapa de evaluación de descargos: Vencido el plazo, con los descargos presentados por el trabajador o sin estos, se procede con la evaluación del caso y se determina si existen las pruebas de la comisión de la falta laboral. Se debe considerar los antecedentes disciplinarios.
c) Etapa de decisión: Si se concluye que el trabajador incurrió en una falta laboral, corresponde aplicar una sanción disciplinaria, considerando la gravedad de la infracción o su reiteración, si fuera el caso. Esta decisión debe ser notificada al trabajador por escrito. Si el trabajador se rehúsa a recibir la comunicación, esta puede ser enviada por otros medios oficiales, como Sieweb o correo electrónico institucional si permite probar su recepción y lectura. En situaciones de despido por abandono de trabajo, se recomienda realizar la notificación a través de vía notarial.
4. ¿Cuáles son las medidas disciplinarias que se pueden imponer?
a) Amonestación verbal: Procederá efectuarla cuando no existan antecedentes o reiteración del hecho sancionable. Tiene como propósito que el trabajador tome conocimiento de sus errores, los corrija y ponga mayor atención.
b) Amonestación escrita: Es la medida disciplinaria que se aplica al trabajador que ha reincidido en la comisión de falta leve o, que, sin ser tal, reviste relativa gravedad.
c) Suspensión de labores sin goce de haber: Implica la suspensión temporal del trabajo sin percepción de remuneraciones y por un periodo determinado. Se aplica en casos de faltas que no tengan la naturaleza de graves o que teniendo tal carácter a juicio de la institución y previa evaluación del récord laboral del trabajador se considere la aplicación de dicha sanción.
d) Despido: Es la decisión basándose en causas justificadas pone fin a la relación laboral con un trabajador. Aplicable en caso el trabajador incurra en alguna inconducta o situación prevista por nuestra normativa como causal de terminación del vínculo laboral o aplicable ante la reiterancia de diversas medidas disciplinarias.
5. ¿Cuáles son las causales del despido?
La resistencia constante a cumplir órdenes relacionadas con el trabajo, la repetida interrupción repentina de las labores, y el incumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, del Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo, u otros reglamentos aprobados por la autoridad competente.
La disminución deliberada y reiterada en el rendimiento de las labores o del volumen o de la calidad de trabajo.
La apropiación consumada o frustrada de bienes o servicios de la Institución o que se encuentran bajo su custodia, así como la retención o utilización indebidas de los mismos, en beneficio propio o de terceros, con prescindencia de su valor.
El uso o entrega a terceros de información reservada de la Institución; la sustracción o utilización no autorizada de documentos de la Institución; la información falsa a la Institución con la intención de causarle perjuicio u obtener una ventaja.
La concurrencia reiterada en estado de ebriedad o bajo influencia de drogas o estupefacientes, y aunque no sea reiterada cuando por la naturaleza de la función o del trabajo revista excepcional gravedad. La autoridad policial presta su concurso para coadyuvar en la verificación de tales hechos; la negativa del trabajador a someterse a la prueba correspondiente se considera como reconocimiento de dicho estado, lo que se hace constar en el atestado policial respectivo.
Los actos de violencia, grave indisciplina, injuria y falta de palabra verbal o escrita en agravio del personal directivo, de sus representantes, del personal jerárquico o de otros trabajadores, sea que se cometan dentro de la Institución o fuera de él cuando los hechos se deriven directamente de la relación laboral.
Los actos de extrema violencia tales como toma de rehenes o del local puede adicionalmente ser denunciado.
El daño intencional al local, instalaciones, obras, maquinarias, instrumentos, documentación, materias primas y demás bienes de propiedad de la Institución o en posesión de esta.
El abandono de trabajo por más de tres (03) días consecutivos, las ausencias injustificadas por más de cinco (05) días en un período de treinta (30) días calendario o más de quince (15) días en un período de ciento ochenta (180) días calendario.
La impuntualidad reiterada, siempre que se hayan aplicado sanciones disciplinarias previas de amonestaciones escritas y suspensiones.
El hostigamiento sexual cometido por cualquier trabajador cualquiera sea la ubicación de la víctima del hostigamiento en la estructura jerárquica de la Institución.
6. ¿Cuáles son las contingencias y consecuencias de un despido irregular?
A partir de lo desarrollado, es fundamental tener en cuenta que una correcta gestión de los procesos de desvinculación laboral contribuye significativamente a reducir riesgos y contingencias, tanto en el ámbito administrativo al prevenir posibles fiscalizaciones laborales como en el judicial, al disminuir las probabilidades de que dichos procesos sean impugnados ante los tribunales. No obstante, si no se siguen las recomendaciones señaladas, es importante advertir que podrían generarse las siguientes contingencias:
A nivel administrativo (SUNAFIL)
Cuando un despido laboral no se ajusta a los requisitos legales, la Institución queda expuesta a posibles fiscalizaciones por parte de la SUNAFIL. Es importante señalar que esta entidad cuenta con un procedimiento específico para la verificación de despidos arbitrarios. Por ello, resulta importante que toda la documentación relacionada con el cese del personal esté debidamente archivada en el legajo del extrabajador o disponible para su presentación inmediata. Si estos documentos no se encuentran disponibles durante una inspección, la SUNAFIL podrá emitir un acta con valor probatorio, la cual suele ser utilizada posteriormente en procesos judiciales.
Además, es común que los extrabajadores no se presenten a recoger su documentación de cese, a pesar de que la Institución la haya puesto a su disposición dentro del plazo legal. En estos casos, se recomienda enviar dichos documentos al correo electrónico personal del trabajador o a través de una notificación notarial.
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la entrega de documentación al momento del cese en cuanto a los plazos, formalidades y contenidos establecidos por la normativa constituye una infracción sancionable por la SUNAFIL.
A nivel judicial
Es común que las desvinculaciones laborales que no se han gestionado conforme a los requisitos legales, especialmente los despidos, sean impugnadas ante el Poder Judicial y generen como consecuencia la reposición o el pago de indemnizaciones onerosas. Por ello, resulta fundamental que todo despido se fundamente en una causa justa (falta grave) y que se lleve a cabo siguiendo los lineamientos y procedimientos descritos en este documento, con el objetivo de evitar procesos judiciales. En ambos casos, es poco recomendable que la Institución acumule antecedentes de sanciones o resoluciones judiciales desfavorables, debido a los posibles efectos negativos tanto en su reputación como en su situación económica.
7. Recomendaciones para una gestión preventiva
- Contar con un Reglamento Interno de Trabajo actualizado que haya sido entregado a los trabajadores.
Implementar protocolos de investigación interna.
Documentar exhaustivamente todo el procedimiento disciplinario.
Establecer un registro de sanciones progresivas (amonestaciones escritas, suspensiones, etc.).
